Les documents en papier ont été pendant des siècles la référence même de l’administration, tant dans le suivi que dans les paperasses et les prises de décision. Cependant, le monde change, il est entré dans une ère numérique, de digitalisation, d’électronique et de toute forme d’innovation technologique. À l’instar de cela, les procédures administratives ont aussi commencé à changer petit à petit : les lettres ne sont plus manuscrites, elles sont tapées à la machine, la poste n’envoie plus que des colis, car tout se passe sur les adresses mail et les réseaux sociaux. De ce fait, plusieurs choses ont changé, et bien que le côté électronique soit très attrayant, la peur réside surtout dans la sécurité des données dans le vaste monde qu’est l’internet.
Comment faire des signatures électroniques ?
Pour signer un PDF sans avoir besoin de l’imprimer, il va falloir utiliser un logiciel de signature électronique. Pour ce faire, vous allez d’abord enregistrer votre signature dans le logiciel en question. Comme c’est une information sensible, des procédures de sécurité précéderont et suivront cet enregistrement. Puis lorsque la signature est enregistrée, vous choisirez quelle formalité devra être faite avant chaque signature, cela peut être un code, une identification faciale ou une empreinte digitale, mais cela peut être aussi une simple case a coché tel que « lu et signé » avec la signature. Les formalités complétées, la signature sera déposée sur votre document aussi facilement. Vous pourriez transférer votre document signé par la suite à votre destinataire final ou à votre équipe pour que celle-ci puisse faire les mêmes étapes. Parallèlement, pour les signatures électroniques occasionnelles, des tablettes spéciales et des stylos électroniques permettent de récolter directement les signatures et de les intégrer en format électronique.
Quels sont les avantages des signatures électroniques ?
Les avantages de la signature électronique sont nombreuses. Tout d’abord, pour les procédures administratives, c’est un gain de temps inimaginable puisque cela vous permet de pouvoir signer tout document électronique à l’instant sans avoir à l’imprimer, à le signer et à le scanner. Pour les documents venant de loin, il n’est plus nécessaire de les envoyer par la poste pour une simple signature. Et dans votre entreprise même, les embouteillages dans les signatures entre différents départements peuvent être évité. Puis, en restant dans les documents électroniques et dans la signature électronique en ligne, vous préserverez efficacement l’environnement sans gaspillage de papier non-nécessaire. Et enfin, en prenant cette voie, vous pouvez montrer que votre entreprise est dans l’ère du temps technologique. La meilleure manière de le faire reste d’utiliser un logiciel signature électronique.
Quelles sont les capacités du logiciel pour les signatures électroniques ?
Le logiciel de signature électronique a la capacité d’enregistrer plusieurs signatures de plusieurs personnes si vous prenez un pack pour votre entreprise en respectant l’intégrité de chaque signature pour chaque utilisateur. En intégrant les signatures dans les documents, il peut suivre tous les documents que vous avez signés en respectant votre confidentialité. Il peut aussi stocker tous les documents afin que vous puissiez les revoir. Le créateur du document à signer peut suivre à tout moment l’évolution des signatures de ces collaborateurs et les restes de signature encore à faire. Un suivi en temps réel est intégré pour les ordres hiérarchiques des signatures. Toutefois, en parfaite connaissance de cause sur la sensibilité des documents d’une entreprise, vos données sont bien protégées. Les bases de données que ce soit les signatures ou encore les documents signés sont cryptées et stockés dans des bases de données de haute sécurité. Cela permet de mettre en sécurité chaque utilisateur sur ses données personnelles, notamment ses signatures.
Comment assurer l'intégrité de la signature électronique d'un document PDF ?
Beaucoup de professionnels hésitent encore à signer électroniquement des PDF, alors que cette technologie est plutôt rassurante. En effet, beaucoup de personnes ne connaissent pas encore comment s'assurer que les documents ne sont pas changés ou modifiés lors de la transaction. L’e-signature représente une version numérique d'une signature manuscrite. Pour cela, il doit garantir l'intégrité du document signé, faute de quoi, en cas de procès, son auteur aura du mal à prouver l'authenticité de son document. Pour garantir l'authenticité des signatures électroniques, des activités de hachage doivent être utilisées lors de la signature de documents. À titre de renseignement, le hachage a pour but de convertir le texte en une séquence de lettres et de chiffres difficile à falsifier. Chaque document électronique a son propre hachage pour le garder en sécurité. Ce hachage est automatiquement modifié lorsque le document débuté par être falsifié. De ce fait, si vous désirez vérifier l'intégrité d’une signature électronique d’un document PDF, vous devez comparer la valeur de hachage lorsque le document a été signé avec la valeur de hachage lorsqu'il a été vérifié. Bref, n’hésitez pas à contacter les experts en ligne sur ce domaine si vous en avez besoin plus d’informations.
